4 nadelen van een CRM systeem én de oplossingen!

Nadelen zijn er om opgelost te worden

Als enthousiaste Microsoft Dynamics 365 Sales (CE, CRM) specialist, kan ik urenlang praten over de voordelen van een CRM systeem. Maar ik weet natuurlijk ook dat ik reëel moet zijn en dat er, naast de vele voordelen, ook enkele nadelen van een CRM systeem te benoemen zijn. Maar nadelen zijn helemaal niet erg, want daar zijn ook weer oplossingen voor te bedenken. Daarom vind je hieronder 4 nadelen van een CRM systeem met daarbij 4 oplossingen om je te inspireren. 

# Nadeel 1: het kost je meer geld dan het oplevert, maar is dat echt wel zo? 

Een CRM systeem kost geld. Het kost je geld per maand, per jaar of je betaalt een bedrag in één keer. Wat je betaalt hangt af van welke CRM aanbieder je kiest, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365, Salesforce,

Teamleader en ga zo maar door. En hoeveel je betaalt is afhankelijk van welk pakket je kiest, de uitbreidingsmogelijkheden die je wilt, de begeleiding die je nodig hebt en bijvoorbeeld het aantal personen dat gaat werken met het systeem. Het kost je geld, maar het levert je ook veel op, namelijk blije klanten en meer omzet (als je het goed doet). En met dat laatste bedoel ik dat je je klanten op hun wenken kunt bedienen als je werkt met een goed ingericht CRM systeem en een doeltreffende CRM strategie. 

Oplossing: hoe nauwkeuriger jij gebruik maakt van de ins en outs van een CRM systeem, hoe beter jij jouw klant bedient en hoe meer omzet en winst je uit je klant kunt halen.  

# Nadeel 2: echt 100% perfect zal een CRM systeem niet zijn

CRM aanbieders optimaliseren dagelijks hun CRM systeem om het voor iedere gebruiker zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Toch zal het nooit 100% perfect zijn. De systemen zijn tegenwoordig weliswaar door veel afdelingen binnen je organisatie te gebruiken, maar op individuele basis heeft de ene medewerker weer andere voorkeuren dan de andere. Een oplossing die veel CRM systemen aanbieden is dat iedere medewerker een dashboard op maat kan maken. Ook zijn er bij de meeste systemen verschillende tools (ook vaak apps genoemd) die een medewerker vanuit zijn functie en taken kan gebruiken. Op die manier wordt een CRM systeem misschien niet helemaal perfect, maar wel ‘bijna perfect’.

Oplossing: goed luisteren naar wat elke medewerker verwacht van het CRM systeem is cruciaal en de basis voor een goede inrichting. Tegelijkertijd staat er ook tegenover dat jij en je medewerkers gemotiveerd moeten zijn om ermee te werken. Goede begeleiding, zoals een CRM training, kan hierbij helpen.

# Nadeel 3: met alleen een CRM systeem kom je er (helaas) niet

Het klinkt misschien flauw en logisch dat een CRM systeem geen wonderen verricht. Toch wordt dit door veel gebruikers vaak gedacht. “We schaffen een CRM systeem aan en dan is alles centraal inzichtelijk en dus geregeld”, is de gedachte. Maar de basis van goed klantcontact is dat je begint met het uitdenken van een goede CRM strategie. Heb jij bijvoorbeeld helder in beeld wat een klant verwacht van jouw producten/diensten en de service die jij levert? Wat maakt het dat een klant bij jou blijft inkopen en niet naar jouw concurrent gaat? Weet jij goed genoeg wat er speelt bij je klant als het gaat om de groei met zijn bedrijf, maar ook de ontwikkelingen in zijn markt? Hoe kun je inspelen op seizoenen, gebeurtenissen en/of je veranderingen bij je concurrenten. Daarnaast hoort bij een CRM strategie ook hoe je alle neuzen van de medewerkers die erbij betrokken zijn één kant op krijgt. Creëer duidelijkheid welke informatie hoe en waar in het CRM systeem wordt geplaatst. Bouw tenslotte ook evaluatiemomenten in om de waardevolle rapportages uit het CRM systeem te bespreken.

Oplossing: zie een CRM systeem puur als een hulpmiddel die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van je CRM strategie. Het blijft hoe dan ook mensenwerk om van een CRM systeem en een CRM strategie een succes te maken.       

# Nadeel 4: aan een leeg CRM systeem heb je niets, het is er om gevuld te worden

Een CRM systeem is erop gericht om al jouw klantinformatie op een gestructureerde, overzichtelijke en gecentraliseerde wijze bij elkaar te brengen. Maar daar moet wel wat voor worden gedaan! Alle contactmomenten die jij of jouw collega’s met je klant hebben gehad en die gepland staan moeten zorgvuldig in het systeem worden gezet.

Dat het CRM systeem vervolgens met alle gegevens goede rapportages kan tonen, dat lijkt me duidelijk. Maar dat kan het systeem alleen als er voldoende gegevens zijn ingevoerd. Denk daarbij ook aan informatie die je over je klant op Social Media vindt of die je tijdens telefoongesprekken of één-op-één gesprekken hebt gehoord. Ook krabbels op memo’s of geschreven notities zul je in het systeem moeten zetten om alles rondom je klant actueel te houden. Niet alleen voor jou, maar ook voor je collega’s die ook direct of indirect met je klant te maken hebben. 

Oplossing: leer jezelf, maar ook alle gebruikers van het CRM systeem, aan dat je meteen alle klantinformatie in het CRM systeem zet. Zo gaat er niets verloren op briefjes die in bureaulades verdwijnen of die kwijt raken in al je papierwerk.

Inteleo Meer Succes met CRM doe je Zo! programma        

Wil je meer Succes met CRM, beter gebruik en meer adoptie? Daar heb ik het ‘Inteleo Meer Succes met CRM doe je Zo!’ programma voor ontwikkeld. Met leerzame modules over verandermanagement en over de inrichting, uitbreiding en integratie van CRM en het CRM systeem.     

Het Inteleo Meer Succes met CRM doe je Zo! programma bestaat uit online sessies en kun je in je eigen tempo zelf digitaal volgen of samen met je CRM-team. Ook is er optioneel de mogelijkheid voor aanvullende coaching sessies en/of consultancy.    

Wil je meer weten over de inhoud van de modules en welke resultaten er mogelijk zijn? Ga naar www.crm-succes.nl.