De basis van CRM

Een goede voorbereiding is belangrijk

Herken je dit? Je koopt een nieuwe tv of wasmachine en je zet hem aan. De handleiding? Welnee, die heb jij toch niet nodig. En inderdaad, vaak kom je er dan ook wel uit. Maar wat als je deze methode ook gebruikt bij het gebruiken van zoiets als CRM? Na jaren kom je er dan vaak achter dat je de basis mist.

Veel mensen gebruiken CRM zonder training of schrijven zich in voor een training voor gevorderden. Je zou kunnen zeggen, en dat is mijn mening: dat is niet verstandig. Om nuttig gebruik te kunnen maken van jouw klantrelatiesysteem moet je bij de basis beginnen, en vervolgens je kennis optimaliseren.

Beginnen bij het begin

Eén vereiste is het kennen van enkele belangrijke basisbegrippen:

Tabellen (Entiteiten/Record types)
Dat zijn de grootheden in een datamodel. Enkele voorbeelden: Accounts, Contactpersonen, Activiteiten, Verkoopkansen, Aanvragen etc.

Records
De gegevens van 1 ‘iets’, van één klant, één contactpersoon of één verkoopkans.
Velden Deze velden vul je met de informatie die je per record wilt beheren. Je wilt bijvoorbeeld van elke (1) klant adresgegevens, emailadres en geboortedatum weten. Je kunt deze informatie oneindig uitbreiden, maar bedenk hierbij wel steeds: sluit het aan bij het doel wat ik voor ogen heb met mijn CRM?

Formulier
In het formulier staan alle gegevens van één record op je beeldscherm. Je kunt er ook voor kiezen om de gegevens te zien van gekoppelde records. En op het formulier van een Account kun je informatie zien over gekoppelde contactpersonen.

Processen
Bij een entiteit is het mogelijk om een proces te definiëren. Een proces bestaat uit een aantal fases. Per fases kunnen er een aantal (verplichte) velden worden vastgelegd. Het werken met processen maakt het eenvoudiger om de gegevens van een record stap voor stap te beheren.

Weergaves
In een weergave zie je een lijst met kolommen, vergelijkbaar met Excel.

Grafieken
Een weergave kun je ook in de vorm van een grafiek raadplegen.

Dashboard
Wanneer je weergaves en grafieken combineert op één scherm, dan kijk je naar een dashboard. Een dashboard geeft een mooi overzicht van precies die gegevens die jij nodig hebt voor een actie.

En blijf bij!

CRM verandert regelmatig. Steeds weer verschijnen er nieuwe updates en nieuwe versies op de markt, met een veranderde interface of nieuwe mogelijkheden. Blijf je bij? Dan blijf je profiteren van al deze opties. Het is daarom helemaal niet zo gek om na de eerste les met enige regelmaat een training te volgen. Laten we zeggen, minimaal zo één keer per jaar. Dan leer je hoe je jouw CRM het beste kunt inrichten en gebruiken volgens de laatste ontwikkelingen. En hoe je daarmee nieuwe situaties en nieuwe behoeftes kunt ondersteunen. Op deze manier maak je gebruik van alle mogelijkheden die een systeem als Microsoft Dynamics 365 Sales (CE, CRM) te bieden heeft.

Inteleo Meer Succes met CRM doe je Zo! programma

Wil je meer Succes met CRM, beter gebruik en meer adoptie? Daar heb ik het ‘Inteleo Meer Succes met CRM doe je Zo!’ programma voor ontwikkeld. Met leerzame modules over verandermanagement en over de inrichting, uitbreiding en integratie van CRM en het CRM systeem.

Het Inteleo Meer Succes met CRM doe je Zo! programma bestaat uit online sessies en kun je in je eigen tempo zelf digitaal volgen of samen met je CRM-team. Ook is er optioneel de mogelijkheid voor aanvullende coaching sessies en/of consultancy. Wil je meer weten over de inhoud van de modules en welke resultaten er mogelijk zijn? Ga naar www.crm-succes.nl.