Hoe beheer en verwerk je de informatie uit Microsoft Dynamics 365 CE?

Het ordenen van informatie in Microsoft Dynamics 365 CE is cruciaal

Wil jij succesvol zijn en succesvol blijven met CE / CRM? Dit blogbericht maakt deel uit van een reeks van 15 blogberichten en is gebaseerd op het CRM Succesplan dat door Inteleo is ontwikkeld. Met het volgen van de 15 stappen van het CRM Succesplan kom je tot een krachtige CRM strategie voor jouw bedrijf.

In dit deel – deel 6 – is de boodschap: het stroomlijnen van alle informatie die in Microsoft Dynamics 365 CE wordt gezet en uit het systeem wordt gehaald is belangrijk. Zonder een goede structuur wordt CRM binnen jouw organisatie een chaos.    

N.B. Ik gebruik hier zowel het woord CRM en ook de letters CE Customer Engagement, zoals Microsoft dat tegenwoordig doet met Microsoft Dynamics 365 CE.

 

Zo meteen dus stap 6, maar eerst nog even terug naar stap 5

Middel crm succesplan

Dit blogbericht maakt deel uit van een 15-delige blogreeks. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je de informatie in Microsoft Dynamics 365 CE zo goed mogelijk stroomlijnt. Maar de stap ervoor – stap 5 – is ook belangrijk om weer even erbij te halen. In Stap 5 is namelijk gesproken over de factor ‘Middel’. Hierin sta je stil bij 3 vragen die je jezelf moet stellen om je applicaties, tools en andere middelen op het gebied van CRM op orde te hebben.

Te vaak wordt te laat ontdekt dat bepaalde applicaties niet of niet goed matchen met het CRM systeem. Maar ook worden applicaties, tools en andere middelen te weinig of op een verkeerde manier ingezet. Jammer, want daarmee functioneert CRM binnen jouw organisatie onvoldoende. Door de 3 vragen in Stap 5 te beantwoorden wordt dit vroegtijdig voorkomen, of in ieder geval, niet te laat ontdekt.

 

Wil je meer weten over factor ‘Middel’, lees dan stap 5 van deze 15-delige blogreeks.

 

Stap 6: informatie beheren en verwerken

Wil je meer verkopen, meer nieuwe klanten, meer verkoopkansen, meer verkoopkansen sneller ‘winnen’, je contact momenten met je (potentiële) klanten beter beheren? Dan is Microsoft Dynamics 365 CE een prima hulpmiddel wat jou hierbij kan helpen.

Een krachtige eigenschap van Microsoft Dynamics 365 CE is het beheren van informatie. Dit is eigenlijk de basis van CRM. Besteed daarom tijd aan het vastleggen en documenteren welke informatie je in de organisatie met CRM wilt beheren. Met CRM kun je heel veel verschillende soorten gegevens beheren, zoals accounts, contactpersonen, verkoopkansen, activiteiten, aanvragen, service contracten, omzet en vele andere soorten.

 

informatie beheren in dynamics 365 ce

 

Informatie in de vorm van ‘Entiteiten’ / ‘Record type’

De informatie in Microsoft Dynamics 365 CE is onderverdeeld in ‘entiteiten’ (ook wel record type genoemd), zoals de entiteit Organisaties (Accounts), de entiteit Contactpersonen, de entiteit Leads, de entiteit Concurrenten, de entiteit Verkoopkansen, etc. Als je CRM optimaal wilt gebruiken, is het verstandig om uit te schrijven welke informatie je met CRM wilt beheren.

 

Verschillende manieren om de informatie te beheren

Je kunt op verschillende manieren de informatie behoefte, de informatie analyse uitwerken. Ik vind het altijd handig om de structuur en logica van Microsoft Dynamics 365 CE aan te houden. Dit betekent: denk in entiteiten, velden en formulieren. Werk uit welke entiteiten je nodig hebt, bijvoorbeeld welke standaard entiteiten ga je gebruiken en welke entiteiten ga je toevoegen? Vervolgens kun je per entiteit een overzicht maken van de gewenste velden. Ik vind het altijd handig om dit in Excel te doen. Maak dan 1 keer een template met de kolommen op basis van de “Microsoft logica”. Je kunt dan deze template voor elke entiteit kopiëren en invullen. Maak ook gebruik van het CRM Succesplan werkboek dat je hier kunt downloaden.

 

Voorbeeld van een uitgewerkte entiteit

informatie beheren in ms dynamics 365 ce

Tip!

De bovenstaande afbeelding is een voorbeeld van een mogelijke indeling om alle (op het formulier staande) velden van alle gebruikte entiteiten te beschrijven. Met XrmToolBox is het slechts enkele minuten werk om van alle gewenste entiteiten zo’n overzicht te genereren in Excel format.

 

crm succesplan inteleo strategie

 

Download hier het GRATIS CRM Succesplan werkboek!

 

Schakel hulp in

Werkt het beheren en verwerken van alle informatie uit Microsoft Dynamics 365 binnen jouw organisatie niet goed? Of staan jullie als organisatie op het punt om te gaan werken met Microsoft Dynamics 365 CE en willen jullie het meteen van begin af aan goed aanpakken? Schakel mijn expertise in. Als Microsoft Dynamics 365 CE Adviseur en Coach help ik veel organisaties met bovenstaande kwesties en ondersteun ik bedrijven over zaken als aanschaf, implementatie en optimalisatie van CRM en CRM systemen, waaronder Microsoft Dynamics 365 CE. Je kunt mij altijd mailen of bellen.

 

Bekijk ook de kennisbank van Inteleo met tips, adviezen en interessante artikelen over Microsoft Dynamics 365 CE, CRM systemen en meer.

 

Leo Rietbergen

 

Microsoft Dynamics 365 CE specialist l CRM Adviseur l CRM Coach
E-mail: leo@inteleo.nl • tel: +31 6 14 84 64 73

 



Geef een reactie